Dans cet article, nous allons parler de l'utilisation d'un numéro virtuel pour gérer les appels dans un commerce. De nos jours, les entreprises reçoivent de nombreux appels téléphoniques entrants et sortants. C'est pourquoi il est important de mettre en place une bonne gestion des appels pour assurer une relation client satisfaisante.

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L'utilisation d'un numéro virtuel peut aider les commerçants à gérer les appels entrants de manière efficace et professionnelle. Districall est une solution mobile qui permet aux entreprises de disposer d'un numéro de téléphone fixe unique (01,02,03,04,05 ou 09) pour les appels clients et de distribuer ces appels sur les mobiles des collaborateurs selon un ordre défini et modulable.

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L'application mobile de Districall est très intuitive et facile à utiliser. Les collaborateurs peuvent consulter l'historique des appels, rappeler les clients et composer des numéros en utilisant leur propre téléphone mobile. Les appels entrants seront redirigés vers les collaborateurs en fonction de leur disponibilité et de l'ordre prédéfini ou aléatoire. Chaque collaborateur peut changer l'ordre de réception des appels et se mettre en mode ON ou OFF pour recevoir ou non les appels.

L'interface administrateur WEB de Districall permet à l'entreprise de surveiller et de gérer son compte de manière efficace. Les administrateurs peuvent ajouter ou modifier les collaborateurs, mettre à jour leur abonnement et plus encore.

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Qu'est-ce qu'un numéro virtuel ?

Un numéro virtuel est un numéro de téléphone qui permet de rediriger les appels vers un autre numéro de téléphone, fixe ou mobile, ou encore vers une plateforme téléphonique.

C'est un numéro de téléphone qui n'a pas de ligne physique associée à lui, mais qui peut être utilisé pour rediriger les appels vers un autre numéro de téléphone, fixe ou mobile, ou vers une plateforme téléphonique telle qu'un centre d'appel.

Cela signifie que les appels entrants peuvent être gérés par une équipe dédiée de téléconseillers ou redirigés vers les personnes compétentes pour traiter les demandes des clients. Les numéros virtuels sont souvent utilisés pour la gestion des appels entrants et sortants, la prospection commerciale, la fidélisation client, etc.

Les numéros virtuels peuvent être utilisés dans le cadre d'un système de téléphonie virtuelle ou d'un système de centre d'appels virtuel, où les appels entrants sont redirigés vers des équipes de téléconseillers situées dans différents endroits géographiques. Cette approche permet aux entreprises de gérer efficacement les appels provenant de différentes régions, d'améliorer la satisfaction client et de réduire les coûts liés à l'installation et à la maintenance de lignes téléphoniques traditionnelles.

Les numéros virtuels offrent également des fonctionnalités avancées telles que l'enregistrement des appels, les menus interactifs, les files d'attente, les options de messagerie vocale et la possibilité de transférer les appels vers différents appareils (tels que des téléphones mobiles, des ordinateurs ou des logiciels de téléphonie). Ils peuvent être utilisés pour des activités de télémarketing, de support client, de gestion des ventes, de télétravail, ou tout simplement pour donner une image professionnelle à une entreprise en proposant des numéros de téléphone locaux dans différentes régions.

Utiliser un numéro virtuel dans un commerce

L'utilisation d'un numéro virtuel dans un commerce présente plusieurs avantages. Tout d'abord, il permet de gérer les appels entrants et sortants de manière efficace et professionnelle, en dirigeant les appels vers les personnes compétentes. En outre, le numéro virtuel peut offrir des fonctionnalités supplémentaires, telles que l'enregistrement des appels, la gestion des files d'attente, la mise en attente des appels, etc.Les avantages de l'utilisation d'un numéro virtuel :

Gestion efficace des appels entrants

En utilisant un numéro virtuel, les entreprises peuvent recevoir un grand nombre d'appels entrants et les traiter de manière professionnelle en les dirigeant vers les personnes compétentes.

Fonctionnalités supplémentaires

Les numéros virtuels peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires telles que l'enregistrement des appels, la gestion des files d'attente, la mise en attente des appels, etc. qui aident à améliorer la gestion des appels entrants et sortants.

L'enregistrement des appels est l'une des fonctionnalités les plus utiles des numéros virtuels. Il permet d'enregistrer les conversations téléphoniques à des fins de formation, de suivi de la qualité, de conformité réglementaire ou de documentation des échanges avec les clients.

La gestion des files d'attente est une autre fonctionnalité essentielle pour les entreprises recevant un grand volume d'appels. Elle permet de placer les appelants dans une file d'attente virtuelle et de les informer de leur position dans la file ainsi que du temps d'attente estimé. Cette fonctionnalité permet de gérer les appels de manière ordonnée et équitable, en évitant les frustrations des clients liées à de longues périodes d'attente.

La mise en attente des appels est une fonctionnalité pratique qui permet de placer les appels en attente tout en fournissant des messages musicaux ou des annonces préenregistrées pour informer les appelants de l'avancement de leur demande. Cela offre une expérience plus agréable aux clients et réduit leur frustration lorsqu'ils doivent attendre pour être pris en charge.

Suivi des appels

Les numéros virtuels permettent de suivre les appels entrants et sortants, y compris la durée des appels, le nombre d'appels reçus et émis, les conversions, etc. Cela peut aider les entreprises à évaluer l'efficacité de leurs campagnes marketing et d'autres actions commerciales.

Le suivi des appels offre de nombreux avantages aux entreprises. Il permet d'évaluer l'efficacité des campagnes marketing en mesurant le nombre d'appels générés à partir de chaque source publicitaire. Cela permet d'identifier les canaux les plus performants et d'ajuster les stratégies de marketing en conséquence.

En outre, le suivi des appels permet d'évaluer la qualité du service client en enregistrant les interactions téléphoniques. Les entreprises peuvent utiliser ces enregistrements pour évaluer les compétences des agents de centre d'appels, identifier les problèmes de formation, ou encore fournir des exemples concrets de bonnes pratiques.

En utilisant les données recueillies grâce au suivi des appels, les entreprises peuvent également prendre des décisions éclairées pour améliorer leur efficacité opérationnelle. Par exemple, elles peuvent ajuster les horaires d'ouverture du service client en fonction des moments de la journée où le volume d'appels est le plus élevé.

Gestion de la relation client

En utilisant un numéro virtuel, les entreprises peuvent améliorer la gestion de la relation client en offrant une expérience téléphonique professionnelle et en travaillant sur les demandes des clients de manière plus efficace.

En utilisant un numéro virtuel, les entreprises peuvent offrir à leurs clients une expérience téléphonique cohérente et de qualité. Les appels entrants sont redirigés vers des équipes spécialisées qui sont formées pour répondre aux besoins spécifiques des clients. Cela permet d'assurer une réponse rapide et précise aux questions, préoccupations ou problèmes des clients, ce qui contribue à renforcer la satisfaction et la fidélité des clients.

Les fonctionnalités avancées des numéros virtuels, telles que la mise en attente des appels, la gestion des files d'attente et l'enregistrement des appels, peuvent également améliorer la gestion de la relation client. La mise en attente des appels permet aux clients d'attendre de manière confortable et informée, tandis que les files d'attente garantissent une répartition équitable des appels entre les téléconseillers disponibles. L'enregistrement des appels offre une documentation précieuse des interactions avec les clients, ce qui peut être utilisé pour un suivi ultérieur ou pour résoudre tout problème éventuel.

Mettre en place un numéro virtuel dans un commerce

La mise en place d'un numéro virtuel dans un commerce est relativement simple. Tout d'abord, vous devez choisir un fournisseur de numéros virtuels. Ensuite, vous devez choisir le numéro virtuel qui correspond à vos besoins (numéro local ou national, numéro facile à retenir, etc.). Enfin, vous devez configurer la redirection des appels vers le numéro de téléphone ou la plateforme téléphonique de votre choix.

Étape 1

Évaluer les besoins en téléphonie

Avant de mettre en place un numéro virtuel, il est important de déterminer les besoins en téléphonie de votre entreprise. Cela inclut la quantité d'appels entrants et sortants que vous recevez chaque jour, le nombre de lignes téléphoniques dont vous avez besoin, la gestion des appels en absence, la mise en place d'un standard téléphonique automatisé, etc.

1. Volume des appels : Évaluez la quantité d'appels entrants et sortants que vous recevez quotidiennement. Cela vous aidera à déterminer le nombre de lignes téléphoniques dont vous avez besoin pour gérer efficacement les appels.
2. Répartition géographique : Si votre entreprise est présente dans différentes régions ou pays, vous pouvez envisager d'obtenir des numéros virtuels locaux pour offrir une expérience téléphonique personnalisée à vos clients dans chaque zone géographique.
3. Gestion des appels en absence : Si vous recevez un grand nombre d'appels et que vous souhaitez éviter de manquer des opportunités, vous pouvez envisager d'utiliser des fonctionnalités telles que la messagerie vocale ou la redirection des appels vers d'autres membres de votre équipe.

Étape 2

Choisir une plateforme de téléphonie

il existe plusieurs plateformes de téléphonie en ligne qui peuvent vous aider à mettre en place un numéro virtuel pour votre entreprise. Certaines de ces plateformes sont basées sur la technologie VoIP et vous permettent de gérer vos appels téléphoniques en ligne.

1. Fonctionnalités : Vérifiez les fonctionnalités offertes par la plateforme de téléphonie. Assurez-vous qu'elle propose les fonctionnalités dont vous avez besoin, telles que la redirection d'appels, la messagerie vocale, la gestion des files d'attente, l'enregistrement des appels, etc.
2. Facilité d'utilisation : Choisissez une plateforme de téléphonie qui est conviviale et facile à utiliser, aussi bien pour les administrateurs que pour les utilisateurs finaux. Une interface intuitive facilitera la gestion de votre numéro virtuel et de vos appels.
3. Fiabilité : Assurez-vous que la plateforme de téléphonie offre une bonne qualité de service et une connexion stable. Il est important que vos appels téléphoniques se déroulent sans interruption et avec une bonne qualité audio.

Étape 3

Configurer votre numéro virtuel

Une fois que vous avez choisi une plateforme de téléphonie, vous pouvez configurer votre numéro virtuel en choisissant un numéro de téléphone local ou un numéro de téléphone international. Vous pouvez également configurer les options de renvoi d'appel, les options de transfert d'appel et la gestion des appels en absence.

1. Choix du numéro : Selon la plateforme de téléphonie que vous utilisez, vous pouvez choisir entre un numéro de téléphone local ou un numéro de téléphone international. Le choix dépendra de la portée géographique de votre entreprise et de vos besoins spécifiques.
2. Options de renvoi d'appel : Configurez les options de renvoi d'appel en fonction de vos besoins. Vous pouvez choisir de rediriger les appels vers un autre numéro de téléphone, fixe ou mobile, ou vers un groupe de téléconseillers. Assurez-vous de définir des règles claires pour le renvoi d'appel en fonction des horaires d'ouverture, des disponibilités du personnel, etc.
3. Options de transfert d'appel : Si vous avez plusieurs numéros de téléphone dans votre entreprise, vous pouvez configurer des options de transfert d'appel pour acheminer les appels vers les bonnes personnes ou départements. Cela garantit que les appels sont dirigés vers les personnes compétentes pour traiter les demandes des clients.

Étape 4

Mettre en place un système de gestion des appels

Il est important de mettre en place un système de gestion des appels pour suivre et traiter les appels entrants et sortants. Cela peut inclure la mise en place d'un centre d'appels téléphonique, la désignation de téléconseillers pour répondre aux appels entrants, la mise en place d'un système de call tracking pour suivre les appels entrants et sortants, et la mise en place d'un système de répondeur automatisé.

1. Centre d'appels téléphonique : Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez envisager de mettre en place un centre d'appels téléphonique pour gérer les appels entrants. Cela implique la création d'une équipe dédiée de téléconseillers formés pour répondre aux demandes des clients de manière professionnelle et efficace.
2. Téléconseillers : Désignez des téléconseillers qui seront responsables de la gestion des appels entrants. Ils doivent être formés pour répondre aux questions des clients, résoudre les problèmes et fournir un service client de qualité. Assurez-vous qu'ils sont bien informés sur les produits ou services de votre entreprise.
3. Call tracking : Mettez en place un système de call tracking pour suivre les appels entrants et sortants. Cela permet de collecter des données précieuses telles que la durée des appels, le nombre d'appels reçus et émis, les conversions, etc. Ces informations peuvent être utilisées pour évaluer l'efficacité de vos campagnes marketing et identifier les domaines d'amélioration.

Étape 5

Former vos employés

Il est important de former vos employés pour qu'ils sachent comment utiliser le système de gestion des appels et comment répondre aux appels entrants. Cela peut inclure des formations sur la façon de prendre des appels, la façon de traiter les appels entrants et sortants, et la façon de suivre les appels.

1. Formation sur le système de gestion des appels : Assurez-vous que vos employés comprennent comment utiliser le système de gestion des appels et les fonctionnalités associées, telles que la redirection d'appels, la messagerie vocale, etc. Fournissez-leur une formation détaillée sur la façon d'utiliser ces outils pour gérer les appels entrants et sortants.
2. Formation sur la prise d'appels : Enseignez à vos employés les meilleures pratiques pour prendre des appels de manière professionnelle. Cela inclut des compétences telles que l'accueil téléphonique, l'écoute active, la gestion des demandes des clients et la résolution des problèmes. Assurez-vous qu'ils comprennent également l'importance de la politesse, de la courtoisie et de la patience lorsqu'ils traitent avec les appelants.
3. Formation sur le suivi des appels : Expliquez à vos employés l'importance du suivi des appels et comment le faire efficacement. Cela peut inclure l'utilisation du système de call tracking pour enregistrer les informations clés sur les appels, la prise de notes pendant les appels pour faciliter le suivi ultérieur, et la mise en place de procédures pour assurer un suivi approprié des demandes des clients.

Étape 6

Surveiller et améliorer le système de téléphonie

Une fois que votre système de téléphonie est en place, il est important de surveiller les performances et d'apporter des améliorations en fonction des besoins de votre entreprise. Cela peut inclure la mise en place de tableaux de bord pour suivre les appels entrants et sortants,

1. Tableaux de bord de suivi : Mettez en place des tableaux de bord pour suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés aux appels entrants et sortants. Cela peut inclure le nombre d'appels reçus et émis, la durée moyenne des appels, le temps d'attente moyen, le taux de résolution des problèmes, etc. Les tableaux de bord vous permettront de visualiser rapidement les performances et d'identifier les domaines nécessitant des améliorations.
2. Évaluation des enregistrements d'appels : Si vous enregistrez les appels, prenez le temps d'écouter et d'évaluer régulièrement les enregistrements pour évaluer la qualité du service client. Cela peut vous aider à identifier les forces et les faiblesses de vos téléconseillers, ainsi que les opportunités d'amélioration. Utilisez ces évaluations pour fournir des commentaires constructifs à votre équipe et mettre en place des plans d'action pour améliorer les performances.
3. Collecte de commentaires des clients : Sollicitez activement les commentaires des clients sur leur expérience d'appel. Cela peut se faire à travers des enquêtes de satisfaction, des appels de suivi, des commentaires sur les réseaux sociaux, etc. Les commentaires des clients vous aideront à identifier les aspects du service qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent des améliorations.

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En conclusion, l'utilisation d'un numéro virtuel peut aider les entreprises à gérer efficacement leurs appels téléphoniques entrants et sortants, et ainsi offrir une meilleure expérience client. Il est important de choisir un fournisseur de numéros virtuels de confiance et de configurer correctement la redirection des appels pour maximiser les avantages du numéro virtuel.